Eventi

Evento aziendale: come organizzarlo al meglio

Organizzare un evento aziendale è sempre un’esperienza molto elettrizzante.

Che si tratti di una riunione con tutto il personale, di un lancio di un prodotto, di una serata di premiazione o di una raccolta fondi, un evento può davvero contribuire a creare e rafforzare il rapporto tra i membri del team dell’azienda, oltre che permettere la crescita aziendale.

Possiamo paragonare ogni evento ad una ricetta speciale, in cui ogni ingrediente deve essere selezionato con la massima cura: un’idea creata su misura, una progettazione minuziosa, la scelta della location e degli allestimenti adatti a valorizzare il protagonista dell’evento (un oggetto, una persona, una data), sono tutti gli elementi che garantiranno il successo dell’evento.

In genere, soprattutto per quanto riguarda il luogo dell’evento si cerca di prediligere dei posti che siano facilmente raggiungibili anche con i mezzi di trasporto pubblico: ad oggi, una delle mete più richieste è senza dubbio Torino.

Ovviamente, non tutte le aziende che organizzano l’evento si trovano in loco, ecco perché in molti ricorrono ad un team organizzatore di eventi a Torino che fornisca il giusto supporto sia durante la fase organizzativa che nello svolgimento dell’evento riuscendo a creare così un ricordo positivo dell’evento che non verrà mai dimenticato.

Chiaramente non esiste la “ricetta” perfetta per allestire un evento di successo, poiché ogni realtà è differente ed ha delle specifiche esigenze, ma ci sono alcuni suggerimenti che potrebbero adattarsi a qualunque tipologia di evento o di azienda.

Come rendere un evento aziendale di successo

Il primo consiglio, come già anticipato, è quello di non trascurare i dettagli perché anche quelli più apparentemente insignificanti possono fare la differenza.

Questo perché sono i piccoli dettagli, dalla prima e-mail di invito, fino alle note di ringraziamento, a stabilire il proprio tono e a migliorare l’esperienza.

È fondamentale, infatti, capire come comunicare e proporre attività interessanti per il target di pubblico a cui l’evento si rivolge.

Il secondo suggerimento riguarda il tempo; come per ogni cosa, anche nella pianificazione di un evento il tempo è prezioso.

È necessario dedicare il giusto tempo ad ogni fase del processo di organizzazione, per evitare dimenticanze e corse dell’ultimo minuto, che causeranno solo tanto stress perfettamente evitabile.

Se si tratta di un evento di grande rilevanza, potrebbe essere opportuno anche cominciare fino ad un anno prima con l’organizzazione, prenotando la location e inviando annunci e inviti per il pubblico

Le persone ricordano gli eventi, sia in positivo che in negativo: per assicurarsi di generare nelle persone un ricordo positivo del proprio evento aziendale, si devono sviluppare idee per coinvolgere gli ospiti in modo unico, per esempio proponendo attività particolari come pareti di dessert o postazioni di pittura interattive.

Un ulteriore suggerimento potrebbe essere quello di considerare un tema generale per tutti gli aspetti, dall’arredamento, al catering e alle attività proposte.

Soprattutto in questo ultimo anno, il mondo ha cambiato il modo di vedere e di utilizzare la tecnologia nella vita di tutti i giorni.

Videochiamate aziendali, conferenze e webinar da remoto, produzione di video, ormai fanno parte della cosiddetta “normalità”.

Anche negli eventi dell’azienda, quindi, la tecnologia deve essere integrata in qualche maniera.

Un’idea può essere quella di creare un hashtag apposito dedicato all’evento, per permettere a chiunque di condividere sui social network foto e video dell’esperienza.

Un ultimo suggerimento riguarda il lasciare alla fine dell’evento, un piccolo cadeaux che aiuti a ricordare quel momento: può essere una penna con il logo dell’azienda o il nome dell’evento, fino ad arrivare ad oggetti come una borraccia termica, che sottolinei come quell’azienda, quel brand sia attento anche a temi sociali.

In questo modo, non solo i partecipanti ricorderanno l’evento ma si riuscirà a trasformare l’evento in un momento di convivialità e soprattutto relazionale che potrebbe anche portare a future partnership lavorative.

Bisogna sempre tener presente che l’aspetto più importante però, da non trascurare anche nell’evento più semplice, è quello di creare il giusto engagement nel pubblico, facendolo emozionare e sentire sempre coinvolto e non un semplice spettatore.