Organizzare un evento non è una cosa semplice. Ci sono molti aspetti da tenere in considerazione per trasformare l’evento in un appuntamento di successo. Come è risaputo, infatti, una corretta pianificazione è la base di ogni lavoro perché consente di coordinare nel miglior modo possibile l’attività e di condividerla con coloro che hanno interesse a conoscerla in maniera chiara e dettagliata.
Gli eventi aziendali rivestono un’importanza notevole in tanti ambienti imprenditoriali indifferentemente se si tratta di piccole, medie o grandi realtà. E soprattutto per chi non ha molta pratica, è abbastanza comune non essere capaci di adottare tutte le strategie vincenti per dare forma a un evento capace di tradursi in profitto per l’azienda stessa.
Non è un caso che gli eventi organizzati a dovere rappresentino un’opportunità da cogliere al volo per offrire la giusta visibilità a marchi, aziende, idee e quant’altro. Il motivo è presto detto: l’organizzazione di un evento aziendale è un ottimo sistema per acquisire nuovi clienti e rinforzare il legame con quelli abituali, dando loro la possibilità di conoscere da vicino il brand; inoltre possono anche instaurarsi nuove collaborazioni professionali. Ecco 5 consigli per non sbagliare.
Il tema, il supporto di un team qualificato
Innanzitutto occorre scegliere il tema dell’evento e avvalersi di un team di lavoro che sappia dove mettere le mani (e le idee), e che si rivelerà fondamentale per la riuscita e l’organizzazione dell’evento. E per questo c’è nosilence.it, leader del settore nell’organizzazione di eventi, team giovane e super dinamico specializzato da più di 15 anni nell’organizzazione e progettazione di eventi e noleggio allestimenti.
Poter contare su dei collaboratori capaci farà diventare tutto più agevole e il progetto non ricadrà completamente sulle spalle dell’imprenditore. Ad esempio, è possibile formare una squadra per la fase di progettazione, una che si occupi delle attività creative ed un’altra dedicata al “customer care”, ognuna delle quali capace però di lavorare in sinergia con le altre.
La location giusta e gli obiettivi da raggiungere
Lo step successivo sarà scegliere con sagacia la location per l’evento. Non è banale perché occorre optare per un luogo che in qualche modo sia affine al profilo della propria azienda e, ovviamente, col soggetto dell’evento. Per esempio se l’evento è un’occasione per comunicare un importante traguardo raggiunto dall’azienda, la scelta della location ideale può puntare per una sala congressi in genere usata nelle grandi occasioni. E poi occorre avere bene chiari gli obiettivi che si intendono raggiungere con l’evento, quali possono essere presentare o vendere un nuovo prodotto, oppure avere un ritorno d’immagine.
Data e ora
Scelta la location, bisogna decidere data e orario dell’evento: entrambe vanno selezionate tenendo conto della rilevanza dell’eventi e lasciandosi un giusto margine di tempo per programmare tutto nei minimi particolari.
Spedire gli inviti
A questo punto occorre provvedere con largo anticipo alla spedizione degli inviti agli ospiti, in modo che gli invitati abbiano a disposizione il tempo necessario per rispondere in senso positivo all’appuntamento. Così facendo si avrà il numero dei partecipanti che avranno dato la loro disponibilità ed in base a questo effettuare ulteriori aggiustamenti e migliorie.
Target e budget
Per ultimi ma non meno importanti, anzi assolutamente rilevanti ai fini dell’organizzazione dell’evento, sono la definizione del target di riferimento (ossia a quale tipologia di persone ci si vuole rivolgere) e la scelta del budget che si intende spendere. In questo caso quello a cui bisogna prestare attenzione sono l’allestimento, le decorazioni, l’immancabile servizio catering, pubblicità sui social network come Facebook e Instagram, i trasporti (se per esempio si vuole fornire ai propri invitati un servizio navetta gratuito per raggiungere la sede dell’evento).
A seconda della somma di denaro che si è disposti a spendere sarà facile suddividerla adeguatamente per le varie spese. Comunque, per realizzare un evento che lasci il segno non occorre spendere grosse cifre: la caratteristica alla quale bisogna dare maggior risalto è la qualità dei contenuti e soprattutto la capacità di ricreare una bel clima di partecipazione e condivisione con gli invitati.