Archiviazione documenti cartacei, da dove cominciare? Il metodo di archiviazione dei documenti cartacei più sicuro consiste nell’inviare la documentazione a un archivio terzo. Così ci penserà l’azienda che se ne occupa a riorganizzare l’archiviazione dei documenti e a raggrupparli in un punto preciso, ben lontano dallo studio o dall’amministrazione dell’azienda. Così l’ufficio può respirare. Come viene gestita l’archiviazione e quali sono i vantaggi. Perché fare una scelta del genere? Facciamo chiarezza.
Archiviazione documenti cartacei, come procedere
Per procedere, l’azienda che si occupa dell’archiviazione invia il proprio incaricato per un sopralluogo dell’ufficio. Questo è necessario per capire quanti sono i documenti da archiviare e quanto spazio serve all’azienda per gestire l’archivio a distanza. In seguito, i dipendenti arrivano all’ufficio per inserire i documenti in scatole speciali, pensate per conservare questi documenti al meglio. Il trasporto si può seguire grazie al tracciamento via GPS.
In sede, i documenti vengono divisi per anno. Si può chiedere la conservazione anche dopo i 10 anni previsti per normativa. Il cliente ha un codice univoco, che permette di rendere riconoscibili i suoi documenti da quelli altrui.
Infine, i documenti si inseriscono nell’archivio esterno, pronti per una rapida consultazione in qualsiasi momento.
Perché scegliere un servizio per l’archiviazione dei documenti in cartaceo?
Perché un’azienda, uno studio professionale o una piccola o media impresa dovrebbero scegliere un servizio esterno per l’archiviazione dei propri documenti cartacei? Prima di tutto, perché le grandi aziende lo fanno. Un’azienda di grandi dimensioni è costretta a farlo, perché deve tenere a portata di mano migliaia di documenti. Se si pensa alle fatturazioni di una multinazionale, ma anche di una società capillare o a una catena di Grande Distribuzione Organizzata, ci si rende subito conto che si devono affidare a un servizio esterno per tenere in ordine i documenti.
Senza un supporto esterno, qualsiasi studio professionale finirebbe sommerso dai propri documenti. Trovarne uno sarebbe impossibile e anche la gestione delle pratiche non sarebbe facile. In più, il supporto di un’altra attività consente di evitare tempo perso nella gestione di qualsiasi pratica. Serve un documento? Si richiede e si completa la procedura in un clic. Avere a che fare con centinaia di faldoni da aprire dovrebbe essere una disciplina olimpica, ma ora non è più necessaria.
Molte persone sono ancora molto legate al cartaceo. Infatti, non tutte le imprese e gli enti pubblici e privati si sono adeguati alla digitalizzazione. Prima che arrivi in maniera definitiva, è importante gestire l’archivio in modo che sia facile da digitalizzare. Se si hanno faldoni sparsi per l’ufficio, la procedura si complica e, quando scatterà l’obbligo, ci si ritroverà completamente impreparati.
Si rischierà anche di perdere dei giorni di lavoro per recuperare il tempo perduto. Infatti, l’archivio andrà riorganizzato una volta per tutte e saranno necessari più giorni del previsto, perché nel frattempo la carta si è accumulata nel corso degli anni.
La trasformazione digitale è alle porte
La trasformazione digitale per piccole e medie imprese è ormai alle porte e non si può più fermare. Protocollare una lettera o gestire una pratica importante non sareà più lo stesso. Non che sia un grande problema, anzi. Infatti, le procedure più veloci elimineranno il senso di vuoto e di paura che si genera quando non si trova un foglio di carta importante. Le aziende e gli studi professionali sanno bene cosa significa perdere un documento per via di un trasloco.
Anche il fatto di non avere altre copie può mettere a rischio la partecipazione a una gara di appalto. I professionisti, poi, sanno bene quanto tempo serve per recuperare un documento perso. Non sempre questo tempo è disponibile. Con l’archiviazione dei documenti cartacei in digitale, tutti questi incubi svaniranno! Se si ha comunque bisogno di un’archiviazione in cartaceo, l’azienda di riferimento sul territorio è a disposizione.
Archiviazione documenti cartacei, a chi rivolgersi
Per capire come passare all’archiviazione per documenti cartacei rispettando le normative vigenti in materia, si può contre sul supporto di SGA Srl. L’azienda opera nel settore della gestione dei documenti conto terzi, sia in digitale che in cartaceo. Una volta completati i passaggi di archiviazione, per ottenere qualsiasi documento si potrà chiedere via email e lo si riceverà in pochi minuti in allegato alla mail di risposta!