Come allestire una sala riunioni hi-tech

La sala riunioni riveste un ruolo fondamentale all’interno di un’azienda poiché serve per incontrare i clienti, i partners, insomma è il cuore pulsante del business aziendale. In questa sala vengono prese le decisioni importanti, vengono strette collaborazioni o vengono presentate le nuove linee guida e di investimento per il futuro. Per questo dev’essere un ambiente ideale, che aiuti la concentrazione e sia anche rilassante. Ecco come allestire una sala riunioni.

Gli elementi di una sala riunioni

sala da riunionePartiamo dalla forma della sala. Tendenzialmente si opta per una sala rettangolare, la cui grandezza dipende dal numero di persone che generalmente vengono ospitate. Meglio una sala con soffitti non troppo alti che potrebbero influenzare negativamente l’acustica, ma nemmeno troppo bassi in per evitare il cosiddetto “effetto stalla”. In una sala riunioni o di videoconferenza spesso, infatti, il numero delle persone non è esiguo, e il respiro simultaneo di tante persone disperde calore come un’enorme stufa umana. Bisogna quindi prevedere un adeguato impianto di aerazione. Una sala riunioni dovrebbe inoltre avere poche o nessuna finestra, e nel caso ve ne siano, predisporre un sistema che oscuri completamente la stanza.

Quali arredi scegliere

Gli arredi devono essere pochi ma funzionali: un tavolo rettangolare molto grande, con predisposizione al cablaggio, sedie comode ma fisse, cioè senza ruote e senza braccioli, e elementi che richiamino il nome e il marchio dell’azienda. Sarebbe opportuno prevedere anche un proiettore sistemato in modo che tutti possano osservare comodamente, anche se le ultime tecnologie prevedono degli schermi giganti ultra definiti, connessi ad una potente rete wifi sui quali trasmettere direttamente tutti i documenti necessari e dotate di webcam di ultima generazione per le call conference via web.

Se la grandezza della sala lo permette, predisporre anche una piccola zona pausa durante la quale sorseggiare un buon caffè facendo business, altrimenti si dovrà provvedere in una saletta adiacente.

Dettagli tecnici

Lo spazio ottimale che ogni persona dovrebbe occupare è di 0,50 mq, quindi una superficie di 50 x 50 cm. Tra una sedia e l’altra lasciare uno spazio di 10 – 15 cm, quindi non avvicinando troppo le sedie, il che potrebbe mettere a disagio persone che tra loro non si conoscono, ma nemmeno allontanandole molto, dato questo renderebbe difficoltosa l’interazione tra vicini. L’angolo di linea tra il relatore e le sedie non deve superare i 45 gradi, in quanto chi si siede al di là di questa linea immaginaria lo vedrebbe di profilo, quindi con una visibilità scarsa.

Le luci devono essere a fluorescenza, o a led, con fascio di luce indiretto, inclinato di 45 gradi, per dare un’illuminazione omogenea e non abbagliante.